La conformité, une problématique indépendante des outils

La réglementation dans les services financiers est très forte : Solvabilité II, DDA, LCB-FT et RGPD. Les exigences sont devenues multiples.

Les services Conformité (ou Compliance) sont désormais omniprésents pour accompagner les équipes métiers dans le respect de ces normes.

En effet :

  • la complexité des outils et parfois leur ancienneté empêchent une conformité native.
  • les règlementations évoluent constamment amenant à de nouveaux process.

Cela oblige à restructurer des processus de contrôles transverses a posteriori. Toutefois, des outils respectueux de la loi par design vous simplifient la vie !

La conformité est un enjeu de transparence

Plusieurs enjeux sont attribués à la conformité en fonction des textes. Toutefois, l’un des points communs entre Solvabilité II, DDA, LCB-FT ou même RGPD est une question de transparence :

  • Transparence vis-à-vis des organes de contrôle pour Solvabilité
  • Transparence du distributeur envers le client avec DDA
  • Transparence de la connaissance et des données client avec LCB-FT et RGPD

Plus précisément, Solvabilité II impose une maîtrise technique totale des éléments de primes, commissions et donc de partenaires distributeurs. Ces données transitent souvent dans plusieurs systèmes d’information, depuis le client final qui effectue le paiement de la prime, jusqu’à l’outil de pilotage technique, en passant par les outils de gestion et la nécessaire réconciliation entre un paiement et un contrat.

La DDA (Directive sur la Distribution d’Assurance) oblige les assureurs à un meilleur niveau d’information des consommateurs sur les produits qui leur sont fournis ainsi qu’à une haute traçabilité des conseils proposés.

La LCB-FT (Lutte Contre le Blanchiment et le Financement du Terrorisme) oblige les sociétés à identifier l’origine des fonds qu’elles encaissent et mettre en place des systèmes d’alerte.

Enfin, le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) affirme le droit des européens à s’assurer de la traçabilité et de l’utilisation de leurs données.

Le rôle primordial des outils informatiques

L’alignement entre toutes ces données est un enjeu complexe par la multiplicité des mouvements. Mais cette complexité est renforcée par des outils qui ne permettent pas toujours de mettre en application les obligations légales.

En peut citer plusieurs exemples :

  • L’alignement entre comptabilité et gestion pose souvent de gros problèmes aux Sociétés d’Assurance ! La gestion des commissionnements en est l’exemple le plus critique pour bien des acteurs.
  • Certains outils ne disposent pas d’une traçabilité des actions réalisées dans l’outil ou de systèmes d’authentification suffisamment robustes.

La plupart de ces difficultés vient de l’ancienneté de ces outils qui ont du mal à prendre en compte ces nouvelles exigences réglementaires qui n’existaient pas encore lors de leur conception.

Un outil conforme par construction

L’usage d’un outil plus récent, outre l’usage de technologies plus propices à faciliter la création de nouvelles activités, permet d’intégrer nativement les contraintes réglementaires les plus récentes. Okayo a été conçu avec cette exigence de garantir la traçabilité et l’auditabilité qui sont les piliers de Solvabilité II. Il s’agit alors de proposer, directement dans le back office de gestion, des reporting de gestion et de commissionnements, de nature à faciliter la réconciliation comptable.

Ainsi, Okayo propose nativement une historisation de tous les mouvements et actes de gestion, et une consultation directe pour l’utilisateur. Techniquement, cela signifie qu’aucune mise à jour ou suppression n’a lieu dans la base de données. Ce sont systématiquement des ajouts. Cela permet de garantir la bonne compréhension et la bonne justification des comptes, le bon usage des données personnelles et le bon conseil aux clients.