Un back office de gestion pour gagner en productivité ?

Le back office de gestion est l’outil indispensable aux services de gestion de contrats et sinistres d’assurance. Ces opérations nécessitent des équipes compétentes organisées par services et équipes opérationnelles.

Ces organisations sont souvent liées aux capacités des outils et non en regardant les vrais besoins d’efficacité de la société : il n’est pas rare de voir des équipes entières réaliser des tâches à faible valeur ajoutée parce que l’outil informatique le nécessite.

L’enjeu est de libérer les organisations via des outils ouverts et flexibles.

Les enjeux de l’organisation des opérations

Relation et satisfaction clients, Délais de traitement, qualité des traitements sont autant de totems du management d’équipe de gestion en Assurance. A ce titre, l’outil informatique dont disposent les collaborateurs est essentiel dans leur atteinte.

Les principales problématiques rencontrées par les Entreprises d’Assurance sont ainsi :

La gestion de corbeille de tâches pouvant être traitées par plusieurs personnes en fonction des absences, des vacances, des priorités fixées par le manager ou plus globalement la multidisciplinarité des équipes

L’affectation en temps réel de dossiers à certains gestionnaires en fonction de leur avancement

Le suivi des transferts de tâches d’un gestionnaire à un autre, pour des questions de compétences ou de niveaux hiérarchiques (visa)

La remontée des fiches clients à la réception d’un appel

Le traitement automatique de certaines tâches à faible valeur ajoutée (suivis d’appels, création et clôture de tâches, etc.)

Le suivi d’activité via des reportings instantanés

L’outil informatique peut être un point de blocage malgré la bonne organisation des équipes.

Okayo et le pilotage de l’activité interne

Okayo propose un module de suivi des tâches, des workflows, des pièces et des relances. Cela signifie que toute l’activité interne est mise sous contrôle depuis l’entrée d’une demande par un client jusqu’à la fin du traitement par un ou plusieurs gestionnaire(s).

Bien sûr, si les documents entrants sont intégrés à une GED qui vous est propre, Okayo peut se connecter et greffer le workflow associé directement à votre GED.

Avec Okayo, vous pourrez également programmer la création automatique de tâches à la suite de l’analyse d’un acte de gestion ou pour suivre le changement de statut d’un contrat. Des relances sont exécutées automatiquement ou par paramétrage. Les tâches peuvent même être créées par Webservice, c’est-à-dire en lien avec un site web ou un tiers extérieur qui peut déclencher une opération de travail sans pour autant avoir accès au back office.

Le tableau de bord de comptage des tâches a été conçu pour favoriser et faciliter le pilotage interne. Il est alors possible pour le management de piloter à chaud, en temps réel, ou de suivre à froid, ces opérations.